Tablero central
Solicitudes administrativas que mantienen el negocio en funcionamiento. PTO, compras, programación, seguridad y facturación todo en un solo lugar.
El tablero central (HQ) gestiona las solicitudes que van a la oficina principal. Estos son los asuntos administrativos y de RR. HH. que no encajan en operaciones, clientes o equipo pero que aún necesitan ser rastreados y resueltos.
Qué va aquí
Solicitud de compra
Compra de nuevo equipo, suministros de oficina, uniformes
Reporte de incidente
Casi accidentes, observaciones de seguridad, peligros identificados, daños a la propiedad (sin lesiones)
Reporte de accidente
Lesiones, alguien resultó herido, requiere atención médica
Solicitud de tiempo libre / PTO
Solicitudes de vacaciones, tiempo por enfermedad, días personales
Cambio de horario / turno
Cambios en la asignación de la tripulación, intercambios de horario, reasignaciones temporales
Problema de factura / facturación
Preguntas sobre facturación de clientes, discrepancias en facturas, problemas de pago
Incidente vs. Accidente: Un incidente es algo que ocurrió o podría haber ocurrido pero nadie resultó herido. Un accidente es cuando alguien se lesiona. Esta distinción importa para la documentación y el seguimiento.
Columnas
Las tarjetas se mueven por estas columnas a medida que se procesan las solicitudes:
Nuevo
Solicitud recién enviada, necesita revisión
Revisando
Investigando la solicitud, recopilando información
En progreso / Aprobado
Solicitud aprobada y en proceso
Hecho / Registrado
Solicitud completada o debidamente documentada
Denegado / Inválido
Solicitud denegada o determinada como inválida
Quién trabaja en este tablero
Administradores de oficina, RR. HH., contabilidad y liderazgo. Diferentes tipos de tarjetas pueden enrutar a diferentes personas, pero todas se encuentran en este tablero.
Hábito diario: Revisa este tablero con regularidad. Las solicitudes de PTO y los cambios de horario a menudo necesitan respuestas rápidas para que los empleados puedan planificar.
Flujo de ejemplo
Informes de incidentes y accidentes
Esto no es para emergencias. Si alguien está gravemente herido o existe un peligro inmediato, llame al 911 primero. El tablero central (HQ) sirve para reportes y documentación después de que la situación esté bajo control.
Los temas de seguridad merecen atención especial en este tablero.
Incidentes son casi accidentes, peligros o situaciones que podrían haber causado daño pero no lo hicieron. Estos son importantes de documentar para que pueda prevenir problemas futuros.
Accidentes son cuando alguien realmente se lastima. Estos requieren atención inmediata y documentación exhaustiva.
Cuando llega una tarjeta de seguridad:
Revisar inmediatamente. Los problemas de seguridad no deben esperar.
Documentar a fondo. Agregue todos los detalles relevantes a la tarjeta.
Dar seguimiento. Si se necesita acción (capacitación, revisión de equipo, cambio de proceso), haga seguimiento hasta la finalización.
Mantener registros. Estas tarjetas se convierten en su documentación de seguridad.
Las tarjetas de seguridad nunca deben eliminarse. Incluso después de la resolución, consérvelas para documentación. Muévalas a Hecho/Registrado, no las elimine.
Consejos
Responder rápidamente a las solicitudes de PTO. Las personas necesitan saber si su tiempo libre está aprobado para poder hacer planes.
Use el tablero para la rendición de cuentas. Cuando alguien pregunta "¿recibiste mi solicitud de PTO?" puedes señalar el tablero.
Rastree las solicitudes de compra hasta la aprobación. Incluso las compras pequeñas deberían tener un rastro documental.
Los problemas de facturación necesitan contexto. Cuando llega una tarjeta de facturación, agregue números de factura, importes y el problema específico antes de comenzar a resolver.
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